Partage de société entre plusieurs dossiers
Lorsque plusieurs contacts d'une même société ont chacun un dossier enregistré sur une application, chaque administrateur de l'application a la possibilité de relier les dossiers concernés afin qu'ils partagent les informations relatives à la société d'un de ces dossiers. La modification d'une information de la société partagée (par exemple l'adresse ou bien la dénomination - cf ci-dessous) est reportée automatiquement sur l'ensemble des dossiers liés :
- lisibilité instantanée d'informations à jour
- gain de temps lié au fait qu'il n'est pas nécessaire de modifier l'information en question dans chacun des dossiers concernés.
La liste des contacts de l'administrateur montre par exemple :

L'administrateur repère 3 dossiers dont la société TEAMRESA devrait être partagée. Il rentre dans un des dossiers, dans l'onglet portant les informations d'identification (où se trouvent notamment les informations de société) :

Le champ "Société" présente un icone permettant d'accéder à la fonctionnalité de partage de société :

En cliquant sur l'icone
, la fenêtre de partage de société apparait en superposition sur la page ouverte :

et la recherche remonte bien 3 dossiers répondant à l'organisme "TEAMRESA". On repère le dossier d'ouverture sous la convention d'écriture "(En cours)", c'est à dire qu'il s'agit du dossier présentement ouvert.
Il est alors possible de lier les dossiers entre eux, dans un sens ou dans l'autre, c'est à dire :
- lier le dossier 3 au dossier 2, en utilisant le bouton [Donner la société du dossier 2 au dossier 3]
- puis lier le dossier 4 au dossier 2, en utilisant le bouton [Donner la société du dossier 2 au dossier 4]
=> dans ce cas là, les informations de la société portée par le dossier 2 seront conservées, et les informations de la société 3 et 4 seront annihilées
Les modifications dans les dossiers 3 et 4 (non ouverts au moment des faits, puisque c'est le dossier 2 qui est ouvert) sont immédiatement prises en compte et enregistrées automatiquement dans les dossiers 3 et 4.
ou bien
- lier le dossier 2 au dossier 3, en utilisant le bouton [Mettre la société du dossier 3 dans le 2]
=> dans ce cas là, les informations de la société portée par le dossier 3 seront conservées, et les informations de la société 2 seront annihilées.
En adoptant cette liaison "dossier 2 => dossier 3", il conviendrait ensuite de lier le dossier 4 au dossier 3 en réalisant la même opération depuis le dossier 4 ou depuis le dossier 3.
A noter qu'il est indispensable de valider le dossier en cours pour que ces modifications soient prises en compte.
ou bien
- lier le dossier 2 au dossier 4, en utilisant le bouton [Mettre la société du dossier 4 dans le 2]
=> dans ce cas là, les informations de la société portée par le dossier 4 seront conservées, et les informations de la société 2 seront annihilées.
En adoptant cette liaison "dossier 2 => dossier 4", il conviendrait ensuite de lier le dossier 3 au dossier 4 en réalisant la même opération depuis le dossier 3 ou depuis le dossier 4.
A noter qu'il est indispensable de valider le dossier en cours pour que ces modifications soient prises en compte.
Donc on opère :
- soit une opération multiple du dossier en cours vers d'autres dossiers : dans ce cas-là, la société du dossier en cours reste vivante et les autres informations de société des autres dossiers disparaissent définitivement
- soit une opération unique d'un dossier présenté dans la fenêtre vers le dossier en cours
Il appartient à l'administrateur de s'assurer de la cohérence de ses partages, et du sens de ses partages, afin d'obtenir la distribution adéquate. En effet, aucun controle de cohérence n'est opéré si l'administrateur réalisait les liaisons suivantes dans l'exemple donné :
- les informations de la société du dossier 3 sont données au dossier 2
puis
- les informations de la société du dossier 2 sont données au dossier 4
Cette cascade de liaison ne correspondraient pas à une logique de liaison directe, même si le résultat final pourrait se révéler fonctionnel.
Dans l'exemple donné, on va partir du principe que la société du dossier 2 est valide et doit être partagée avec le dossier 3 et 4. Donc on opère la succession suivante :
- cliquer sur le bouton [Donner la société du dossier 2 au dossier 3]
- la fenêtre se ferme et l'écran du dossier 2 réapparait sous la forme suivante :
où l'icone
indique que la société est lié à d'autres dossiers.
- puis on relance la recherche de liaison via l'icone
et la fenêtre de recherche apparait :

A ce stade, on voit que 2 et 3 sont déjà liés (lisible dans la première ligne "Liaison"), avec possibilité de désunir le dossier 2 avec le bouton [Rendre la société individuelle] ou bien de désunir le dossier 3 avec le bouton [Supprimer la liaison du 3 avec les autres]
- cliquer sur le bouton [Donner la société du dossier 2 au dossier 4]
- la fenêtre se ferme et l'écran du dossier 2 réapparait sous la forme suivante :
où l'icone
indique que la société est lié à d'autres dossiers.
- en relançant la recherche de liaison via l'icone
, la fenêtre de recherche montre :

où le dossier 4 est maintenant également lié aux dossiers 2 et 3.
Les données partagées sont exclusivement des informations relatives aux champs "Société" telles que mises en place lors de la création du formulaire.
Toutes les actions sont historisées
Chaque modification d'une information dans un des dossiers, faite par un administrateur ou bien par le participant lui-même, sera immédiatement et automatiquement reportée dans les autres dossiers : par ailleurs, un email d'alerte est envoyé afin de prévenir des changements, sur :
- l'adresse email du profil dont dépend le dossier d'où sont issues les modifications.
- l'adresse email de l'administrateur, si la modification est issue d'un administrateur.
Il apparait important de contrôler les modifications, notamment lorsqu'elles sont réalisées par un participant qui n'a pas nécessairement conscience que ses informations sont partagées avec d'autres contacts de l'entreprise. C'est notamment particulièrement vrai dans le cas où un participant, inscrit sous une société, modifie ses informations car il a évolué professionnellement et a changé de société : les autres contacts liés se retrouveront alors automatiquement affectés à la nouvelle société. Seul un travail de controle d'administrateurs permet de rétablir la situation.